Så gör du en prepplista för ett event

Vad är en prepplista?

Prepplistan (många skriver preplista) är listan över allt som ska förberedas innan servering: putsa, koka, röra ihop, portionera. En bra prepplista svarar på tre frågor för varje rad: vad, hur mycket och när. Den utgår från menyn och gästantalet, inte från vad kocken minns från förra gången.

I ett cateringkök med flera event i veckan blir prepplistan också grunden för inköpen och för hur många som behöver jobba. Därför lönar det sig att göra den på samma sätt varje gång.

1 Utgå från menyn och gästantalet

Skriv upp eventet överst: namn, datum, tid för servering, bekräftat gästantal och specialkost. Använd det bekräftade gästantalet, och notera när kunden senast får ändra det. Specialkost skrivs som antal per kost, till exempel ”2 glutenfritt, 1 mjölkfritt”, så att de portionerna kommer med på listan.

Genom guiden använder vi ett påhittat exempel: ett bröllop med 80 gäster och en meny med tre rätter.

2 Bryt ner menyn i recept och delrecept

Varje rätt består av delar som görs vid olika tillfällen. Skriv ut dem som egna rader, annars glöms de. Exemplets meny:

• Förrätt: toast Skagen, med delrecepten skagenröra, majonnäs och rostat bröd.
• Varmrätt: kalvinnanfilé med hasselbackspotatis och rödvinssky.
• Efterrätt: citronmousse.

Delrecepten är där misstagen gömmer sig: majonnäsen görs med dijonsenap, och den senapen ska med hela vägen till serveringen (se steg 6).

3 Räkna mängd per gäst och skala

Bestäm en mängd per gäst för varje råvara eller recept och multiplicera med gästantalet. Räkna kött och fisk i putsad vikt, och potatis i rå vikt. Mängderna nedan är exempel; använd ert köks egna mått.

Avrunda mängden till något köket kan mäta, men räkna alltid från gästantalet. En lista där någon har lagt till ”lite extra” på varje rad blir svår att räkna om när gästantalet ändras.

4 Lägg varje moment på rätt dag

Gå baklänges från serveringen. Det som behöver vila, stelna eller dra görs tidigare; det som tappar i kvalitet görs så sent som möjligt. Exemplet, med servering lördag kl. 17:

Har köket flera event samma vecka, gör en prepplista per dag, inte per event. Då ser ni direkt om fredagen är för full och något behöver flyttas.

5 Gör inköpslistan per leverantör

Lägg ihop behovet från alla event i veckan, råvara för råvara. Lägg på det svinn ni brukar ha och avrunda uppåt till hela förpackningar. Dela sedan upp listan per leverantör, och skriv vilken dag varje beställning senast ska läggas.

Lägg märke till hoppen: vid 120 gäster blir potatisbehovet 23,8 kg, och då räcker två säckar inte längre. Det är där handräknade listor oftast blir fel.

6 Skriv allergenerna på varje rad

Skriv allergenerna på prepplistan, rad för rad, och hämta dem från råvarorna i receptet, inte ur minnet. Toast Skagen i exemplet innehåller gluten (brödet), ägg och senap (majonnäsen), mjölk, fisk (löjrommen) och kräftdjur (räkorna). Senapen syns inte på tallriken; den kommer från dijonsenapen i majonnäsen.

I ett kontrollprojekt 2022 gav 25 procent av 2 172 granskade restauranger, kaféer och andra storhushåll felaktig information om allergena ingredienser. Senap och selleri var de allergener som oftast fick fel information. Källa: Livsmedelsverket, samarbetsrapport S 2023 nr 01.

De 14 allergener som ska kunna redovisas enligt EU:s regler om livsmedelsinformation är:

• spannmål som innehåller gluten
• kräftdjur
• ägg
• fisk
• jordnötter
• sojabönor
• mjölk, inklusive laktos
• nötter
• selleri
• senap
• sesamfrön
• svaveldioxid och sulfiter
• lupin
• blötdjur

Skriv specialkosten på samma lista: hur många portioner, vilken kost, och vilka rader som ändras för dem.

7 Räkna om när gästantalet ändras

Gästantalet ändras nästan alltid efter att prepplistan är gjord. Räkna då om varje rad från mängden per gäst, och stäm av inköpen igen: en ändring från 80 till 92 gäster flyttar inte bara mängderna utan kan också ändra antalet förpackningar och hur många som behöver jobba. Skriv datum och gästantal överst, så att alla ser vilken version som gäller.

Mall: prepplista att kopiera

Kopiera mallen in i ert kalkylark eller dokument, eller skriv ut sidan. En rad per moment; en lista per dag.